Sample Complaint Letter

PT. Blessing Goods
Jl. Rawa Kepa Ujung
Jakarta

20 April 2010

Mr. Mapug
Sales Manager
Motorcycle spare parts
Jakarta

Dear Mr. Mapug ,

I am writing to inform you that the goods we ordered from your company have not been supplied correctly.

On 13 April 2010 we placed an order with your firm for 500 motorcycle spare parts. The consignment arrived yesterday but contained only 480 motorcycle spare parts.

This error put our firm in a difficult position, as we had to make some emergency purchases to fulfil our commitments to all our customers. This caused us considerable inconvenience.

I am writing to ask you to please make up the shortfall immediately and to ensure that such errors do not happen again. Otherwise, we may have to look elsewhere for our supplies.

I look forward to hearing from you by return.

Yours sincerely,

M. Arief. P

Muhamad Arief Pratama
Purchasing Officer Manager

How to Handle Customer Complaints

No matter how hard you try, things are bound to go wrong once in a while. Food gets burned, orders get forgotten in the middle of a dinner rush, or new servers simply forget all their training. No matter the reason for the complaint, the important thing is to try and please the customer and send them home knowing that, yes there was a problem, but it is not typical of your establishment. Let them know that you, the owner, value their comments and their business.
How you handle customer complaints will determine if the customer comes back to your restaurant. Here are some tips to help you field your next complaint and send your customer home with a smile.
Listen- Listen to what the customer has to say. Even if you can’t solve the problem, you still need to listen. For example, perhaps a customer is displeased because there is waiting line. Well, there isn’t much you can do about it, except let them vent.
Body Language- The way you stand and look at a customer can speak more than words. Maintain eye contact and don’t cross your arms over your chest, if you are feeling defensive. Avoid the urge to roll your eyes, if you are feeling exasperated. Instead, nod and smile, no matter how irritated you may feel. This shows you value their opinion and their business.
Apologize- Remember that customer who was so upset over the long waiting line? Offer an apology. “I understand that you are not happy about the wait, sir, but we are working as fast as we can to get you a table. We really appreciate your patience and willingness to wait. Perhaps you would like to have a drink at the bar until your table is ready.” You demonstrate that you completely understand their frustration and are working diligently on a solution.
Freebies- If a customer has problem that could have been prevented, such as an overcooked steak or a snippy server, then the best route to take is to apologize and an offer them some sort of compensation. Here are some quick freebies that you can give customers that won’t cost you much money, but will go a long way to assure future business:
• Free round of drinks
• Free dessert
• Gift certificate for a future visit
• Merchandise, such as a beer glass or tee-shirt
• Take a certain percent off their meal
Occasionally you will have a truly angry customer (perhaps justified, perhaps not) who declares “I’m never coming back!” Well, if that is the case there probably isn’t any freebies you can offer to change their mind. Calmly assure the customer you understand their frustration, and offer an apology (again) and let them know if they change their mind you would love to see them again. By sending them off on a courteous note, there is a very good chance, once their anger has cooled, they will try your restaurant again.

Sumber : http://restaurants.about.com/od/customerservice/a/customers.htm

How to save our mother earth from global warming

The biggest challenge that mankind is facing in this century is "global warming" and there is a "global warning" given by scientist to save our earth.It has become a big cry from every corner of the world "How to save our mother earth from global warming", every nation, every forums, every where and in every thing they discuss about this global warming and how to save our earth from this biggest threat. Scientists had laid down the root cause for this situation as the increase in the amount of carbon DI oxide let out on the atmosphere by our industries and automobiles. If this is going to continue we may loose our land to oceans and the indifferent climate conditions may also lead to new unknown diseases, which may challenge the medical world. Now it self we have started to feel the impact of this global warming. It is not an issue with the scientists alone, every individual can join hands in this global mission on "How to save our mother earth from global warming", and i have listed something below.
1.Automobiles stay ahead of everything in the emission of carbon, so as for as possible try to avoid using your automobile for short distances.
2.Instead of everybody using their own vehicle if some of you are working in the same area and living in the same area you can share one vehicle.
3.Now everything can be done through net instead of going to the banks, stations, markets and etc you can do the same by sitting at your home in front of your system.
4. You can reduce the usage of your refrigerator, If you think that how much my refrigerator is going stand as a cause, don't see as one refrigerator of your home count the no of refrigerators around the world in each home and shops, Hotels etc,.
5.Start using the recycle base articles, change from plastic to paper.
6.We can change ourselves to use cotton cloths than silk rayon cloths.
7.As much as possible use cotton bags or paper bags than plastic bags.
8.Instead of searching for a solution how to destroy the used batteries, start using rechargeable batteries.
9.The waste water that is been let out in the process of leather tanning process spoils the soil and its fertility either we should reuse the water through water treatment plants or we should avoid using leather articles.
10.Let us avoid use and throw articles in our daily uses because almost 90 percent of these kind of articles are being made of plastics.
11.Let us grow at least a tree in every house.
12.To stop the forests getting destroyed, the heart of mother nature you can simply avoid using wooden articles.
13. Attend all your vehicles schedule check ups without fail, to Keep your vehicles in good condition and intact .
14.Give special attention to the carburetor, and silencer of your vehicle.
15.Scientists say even the chemicals used for domestic cleaning also destroys the atmosphere since use soda, lemon and vinegar instead of the chemicals.
We can teach our children how to love nature and how important it is to safeguard the world.Instead of keeping them a big asset it is very important for us to keep a wonderful natural and healthy world for them to enjoy their life. It is-true improvements is unavoidable but we can avoid destroying the earth for it is not our permanent property for us to enjoy on our own as we wish. we are only sharing and it should handed over to the following generation with the same way how we got it from our predecessor.
I also welcome more ideas that we can share to join hands in this mission.
When the whole world is searching for new ways and means to fight global warming, an Indian agricultural scientist, Dr. N. Bharathi, said bamboo was a practical atmospheric carbon absorbing plant. He added, " It is the fastest and least expensive way to solve the problems of carbon-dioxide emission and water pollution."
Bamboo absorbs carbon-dioxide and releases oxygen into the atmosphere three to four times higher than many other trees. Bamboo also enriches the soil naturally and prevents soil erosion and effectively cleans the water pollution of of the septic tank discharge and factory effluent by its natural affinity for nitrogen, phosphorus and heavy metals. One mature Bheema Bamboo (Bambusa Balocava) would absorb above 500 kgs of carbon-dioxide.
A few more:
With the number of natural disasters growing high everyday, it is almost as if the earth is crying out loud for our help. Statistics have put an eight year timer on the time - bomb that is now our planet.
Become a part of your school, college, office, or your residential area's environment clubs. Participate in activities to clean up the city you live in.
Garbage lying around begins to ro6t and plays a huge role in polluting the soil, air and water the very basic essentials that we require to live. Picking up garbage and throwing it in dustbins is a great way to start living clean. Try to composite kitchen waste and other organic wastes. This composite is also a great fertilizer and it helps reduce the amount of trash that you send to your local garbage dump.
Follow this three important three green rules:
1. Reduce 2. Reuse and 3. Recycle
Follow this three rules strictly so that you can reduce the amount of waste by knowing which items are recyclable. For example, cardboard, paper and glass are all recyclable materials, and once they have been recycled, they can be reused.
Use cloth bags or jute bags to carry groceries or other items. Stop immediately using paper or plastic bags or materials that cannot be recycled. If you are made to use paper or plastic bags, ensure that you get them recycled so that they can be reused.
When on market, look for the three arrows that make a circle denoting recyclable material. That way you know the products which you are buying can be recycled and will help protect the environment.
Climate change is mainly brought about by the release of toxic green house gases like carbon dioxide into the air. The best way to reduce this greenhouse gases is to grow more trees which use these gases for their food making process. Plant fresh saplings in your park, office, school, college, or your garden and if possible make a community planting by joining hands with your friends, family and your neighbours. Help the earth, breathe.
Vehicular pollution is the most major cause of air pollution in big cities. While no one is saying stop driving cars, but you can be smart about it.
Walk or use public transport whenever you are going to a nearby place or to office. Carpooling, or even riding a bicycle is a great way to cut down both fuel costs and usage and pollution and also help you keep fit.
If you aren't using electrical appliances switch them off. Leaving them on only contributes to the loss of more and more precious fuel resources.
Don't use more water than you need, and now that the rainy season on the corner adopt rain water harvesting to help raise ground water levels.

Sumber : http://hubpages.com/hub/How-to-save-our-mother-earth-from-global-warming

Offering Congratulations

to all my friends at the University Gunadarma force in 2006,

I would like to congratulate all the friends who get an automatic decision letter theses and theses via a proposal letter, I hope in this final task we provided easiness by Allah SWT, and get the best result for us .. Amen

And for friends who do not obtain a letter of theses decisions do not get discouraged, keep the spirit, optimistic and working hard for the best result for us .. Amen


Regards,


M.Arief.P

BAHASA INGGRIS

Bahasa Inggris adalah bahasa Jermanik Barat, yang berasal dari Inggris. Bahasa ini merupakan kombinasi antara beberapa bahasa lokal yang dipakai oleh orang-orang Norwegia, Denmark, dan Anglo-Saxon dari abad ke-6 sampai 10. Lalu pada tahun 1066 dengan ditaklukkan Inggris oleh William the Conqueror, sang penakluk dari Normandia, Perancis Utara, maka bahasa Inggris dengan sangat intensif mulai dipengaruhi bahasa Latin dan bahasa Perancis. Dari seluruh kosakata bahasa Inggris modern, diperkirakan ±50% berasal dari bahasa Perancis dan Latin.

Sejarah Bahasa Inggris

Perkembangan bahasa Inggris biasa dibagi menjadi tiga masa:

• Bahasa Inggris Kuno atau bahasa Anglo-Saxon, 700 – 1066
• Bahasa Inggris Tengahan, antara 1066 – 1500
• Bahasa Inggris Baru, mulai dari abad ke 16

Bahasa–Bahasa Kerabat

Bahasa Inggris tergolong rumpun bahasa Jermanik, dan terutama dari cabang Jermanik Barat. Kerabat terdekatnya adalah bahasa Friesland. Selain itu bahasa Belanda (termasuk pula bahasa-bahasa Jerman hilir lainnya) juga masih dekat. Bahasa Jerman (Bahasa Jerman hulu) agak lebih jauh lagi.

Tetapi dari semua bahasa Jermanik, bahasa Inggris adalah bahasa yang paling lain secara tatabahasa dan kosakata. Kosakata bahasa Inggris banyak dipengaruhi oleh bahasa Perancis, yang masuk melalui penaklukan bangsa Norman dan belakangan melalui penggunaan bahasa Perancis sebagai bahasa resmi selama beberapa abad di lingkungan pemerintahan.

Status Bahasa

Bahasa Inggris adalah bahasa pertama di Amerika Serikat, Antigua dan Barbuda, Australia, Bahama, Barbados, Bermuda, Britania Raya, Guyana, Jamaika, Saint Kitts dan Nevis, Selandia Baru dan Trinidad dan Tobago.

Selain itu bahasa Inggris juga merupakan salah satu bahasa resmi di organisasi internasional seperti Perserikatan Bangsa-Bangsa dan Komite Olimpiade Internasional, serta bahasa resmi di berbagai negara, seperti di Afrika Selatan, Belize, Filipina, Hong Kong, Irlandia, Kanada, Nigeria, Singapura, dan lainnya.

Di dunia bahasa Inggris merupakan bahasa kedua pertama yang dipelajari. Bahasa Inggris bisa menyebar karena pengaruh politik dan imperialisme Inggris dan selanjutnya Britania Raya di dunia. Salah satu pepatah Inggris zaman dahulu mengenai kerajaan Inggris yang disebut Imperium Britania (British Empire) adalah tempat “Matahari tidak pernah terbenam” (“where the sun never sets”).

Tata Bahasa

Tata bahasa Inggris memiliki variasi dalam struktur dan penggunaannya, itu tergantung tradisi yang digunakan oleh suatu negara yang dipengaruhi oleh bahasa asli dari negara tersebut. Secara umum, tata bahasa yang dipedomani adalah tata bahasa Inggris Amerika dan Inggris Britania Raya (British).

Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Bahasa_Inggris

Etika Periklanan

Secara kondisioal iklan di maksudkan untuk memperkenalkan suatu produk kepada konsumen. Kerena itu iklan harus dibuat semenarik dan sedramatis mungkin sehingga mau tidak mau konsumen akan tertarik untuk memperhatikannya. Iklan merupakan suatu proses kerja yang sangat penting dalam menunjang performance suatu perusahaan dihadapan masyarakat.
Oleh karena itu untuk menghasilkan iklan yang sesuai dengan kepentingan perusahaan maka iklan harus dirancang secara matang dari proses assignment yang diberikan perusahaan, proses kreatifnya, proses produksi sampai pada proses pilihan waktu penayanngannya.

Hal yang menjadi sorotan masalah iklan adalah sejauhmana komitmen moral atau etika bisnis yang dimiliki perusahaan dalam mempertanggungjawabkan materi atau isi pesan yang disampaikan kepada masyarakat. Hal ini sangat penting mengingat produk dipasaran sangat banyak jumlahnya, dan pengetahuan konsumen tentang produk lebih banyak didapat dari informasi produsen.
Dalam hal berbagai produk yang sejenis tidak mustahil produsen tertentu tergoda untuk memanipulasi informasi sehingga produknya mempunyai daya tarik yang lebih besar bagi para konsumen.
Etika bisnis dalam mengkampanyekan produk kepada khalayak sasaran memang penting dipahami oleh pihak produsen. Hal ini agar masyarakat tidak merasa tertipu oleh sajian – sajian iklan yang “bombastis” yaitu khalayak mendapat informasi yang sebanarnya dari produk yang diiklankan.
Secara umum tradisi beriklan yang sehat yang dapat mendorong terwujudnya citra produk dicirikan oleh tiga aspek penting yaitu:

Etis, Estetis, Artistik
Etis : berkaitan dengan kepantasan, Apakah iklan itu pantas untuk ditayangkan? secara etika memang iklan harus ah memuat sesuatu yang jujur tapi bukan berarti lalai dengan ke-etis-an iklan tersebut. Sebagai contoh, seorang produsen mengiklankan produk pembalut wanita, tidak mungkin seorang produsen memperlihatkan secara realistis dengan memperlihatkan daerah kepribadian wanita tersebut, atau iklan sabun mandi, tidak mungkin juga para produsen mengiklankan sabun mandi dengan memperlihatkan orang mandi secara utuh. Karena hal itu berkaitan juga dengan norma-norma, yang berlaku dalam masyarakat. Jadi intinya iklan harus menampilakan sesuatu yang pantas yang tidak bertentangan dengan norma-nama, atau kaidah-kaidah yang berlaku dalam masyarakat tersebut.

Estetis
Estetis berkaitan dengan kelayakan, kepada siapa iklan itu ditujukan siapa target marketnya, siapa target audiennya, kapan iklan terebut harus ditayangkan. Produsen rokok selalu menayangkan iklannya pada waktu-waktu dimana anak kecil sudah tidur. Ya.. Memang harus demikian, karena iklan itu hanya ditujukan untuk orang dewasa.

Selanjutnya adalah Estetika
Berkaitan dengan keindahan, seni. Selain etis, estetis iklan juga harus mengandung daya tarik seni, estetika. Agar iklan itu mach, dan tidak membosankan selain itu iklan dengan estetika yang baik, juga akan mengundang daya tarik khalayak (desire) untuk memperhatikan iklan tersebut dan kemudian melakukan action membeli dan menggunakan produk tersebut.
Sumber:
adverdreams.blogspot.com/2009/04/etika-periklanan.html

Etika Bisnis dan Tanggung Jawab Sosial

1. Contoh keputusan bisnis yang dapat merugikan suatu perusahaan atau organisasi.

1. seorang karyawan yang menjual produk dengan harga yang lebih tinggi daripada harga sebenarnya, yang mengakibatkan keuntungan bagi karyawan penjualan tersebut, tapi sebaliknya pelanggan yang menderita kerugian. Jika dibiarkan demikian cepat atau lambat perusahaan juga akan mengalami kerugian, karena tentunya pelanggan tidak akan percaya lagi untuk membeli produk di perusahaan tersebut.
2. Seorang karyawan yang menerima diskon pembelian bahan persediaan perusahaan, namun digunakan untuk kepentingan pribadi. Hal itu merupakan kerugian bagi perusahaan karena harus membayar dengan jumlah yang tidak sesuai.
3. Seorang manajer yang mempekerjakan temannya, yang walaupun temannya tersebut tidak kompeten. Hal ini dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan karena harus membayar karyawan yang tidak kompeten, sedangkan pelamar lain yang mungkin lebih kompeten tidak dapat bekerja di perusahaan tersebut.
4. Presiden direktur perusahaan yang memakai keuntungan tahunan untuk kepentingan pribadi, yang mengakibatkan jumlah deviden yang didistribusikan kepada pemegang saham lebih kecil.

2. Yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan tanggung jawabnya kepada para pelanggan mereka.

1. Menciptakan kode etik. Perusahaan dapat menciptakan kode etik bisnis yang memberikan serangkaian petunjuk untuk kualitas produk, sekaligus sebagai petunjuk bagaimana karyawan, pelanggan, dan pemilik seharusnya dipelihara.
2. Memantau semua keluhan yang ada. Perusahaan memastikan bahwa pelanggan mempunyai telepon yang dapat mereka hubungi apabila ada keluhan baik mengenai kualitas produk maupun pelayanan para karyawan. Berusaha mencari sumber keluhan dan meyakinkan bahwaproblem tersebut tidak akan timbul lagi.
3. Mendapatkan umpan balik dari para pelanggan. Perusahaan dapat meminta pelanggan untuk memberikan umpan balik atas barang atau jasa yang mereka beli akhir-akhir ini, walaupun pelanggan tidak menghubungi untuk memberikan keluhan. Dengan ini perusahaan dapat mendeteksikan beberapa masalah lain dengan kualitas produk atau cara perlakuan terhadap pelanggan. Salah satunya bias dengan menggunakan kuisioner.

3. Contoh tentang peranan konsumerisme dari suatu produk tertentu, dan sebutkan nama produknya.

Peranan konsumerisme bagi produk “pemutih”, dapat dilakukan dengan cara: mengurangi frekuensi tayangan iklan pada televisi, meningkatkan kesadaran terhadap kepekaan setiap penawaran sampai ketika memutuskan berkonsumsi, meningkatkan aspek keamanan dan keselamatan, dll.

4. Peran pemerintah untuk mencegah warganya dari perbuatan perusahaan yang tidak bertanggung jawab

1. Dari segi periklanan. Pemerintah mempunyai badan sensor iklan untuk mengantisipasi iklan yang berbohong atau merugikan produk perusahaan lain.
2. Kompetisi industri. Pemerintah menetapkan batas harga untuk produk yang bersaing, sehingga tidak merugikan pelanggan.
3. Dari segi produk. Pemerintah melindungi konsumen dengan cara semua produk yang dijual kepada konsumen harus melalui pemeriksaan dan ijin dari departemen kesehatan.

5. Kegiatan yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan tanggung jawabnya terhadap karyawan mereka.

1. Memberikan rasa aman bagi para karyawannya, dengan cara: dalam hal proses produksi, mengecek mesin dan peralatan supaya selalu dalam kondisi yang layak, memperlengkapi dengan peralatan keamanan untuk melindungi dari kecelakaan, dan memberikan peringatan keselamatan (dapat ditekankan pada seminar pelatihan).
2. Perlakuan yang layak, agar tidak terjadi penyimpangan- penyimpangan terhadap karyawan, seperti: pelecehan seksual, dll.
3. Memberikan kesempatan yang sama terhadap semua karyawan, dan tidak melakukan tindak diskriminasi.

6. Pada akhir-akhir banyak pendapat yang muncul mengenai praktik- praktik bisnis yang dikaitkan dengan isu lingkunngan. Bagaimana pendapat saudara?

Menurut pendapat saya, seringkali banyak perusahaan yang guna menekan cost perusahaan melakukan tindakan-tindakan yang merugikan bagi lingkungan, yang dapat menimbulkan polusi bagi lingkungan, baik itu polusi udara, air, tanah, dan suara. Dalam hal ini, pemerintah harus lebih tegas dalam menghadapi perusahaan-perusahaan yang terbukti menimbulkan polusi bagi lingkungan. Dan untuk perusahaan sendiri harus memiliki kesadaran dan tanggung jawab akan kenyamanan lingkungan di sekitarnya. Sehingga tidak ada lagi polusi yang timbul akibat ulah orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

Sumber : http://hana.blog.binusian.org/2009/05/09/etika-bisnis-dan-tanggung-jawab-sosial/